W dzisiejszych czasach nie trudno jest zaopatrzyć się w pakiet aplikacji biurowych, który sprosta naszym oczekiwaniom. Jak choćby darmowy Open Office jest tutaj wspaniałym rozwiązaniem lecz stacjonarnym (np.: komputer w Biurze czy domu). Co prawda, istnieją również wersje tego pakietu biurowego w wersji Portable, które można zainstalować na dowolnym nośniku danych (Pendrive, dyski CD/DVD RW) ale kto nam pozwoli odpalić obcy program na swoim komputerze? Rozwiązaniem może być aplikacja którą uruchomimy w oknie przeglądarki.
Dokumenty Google, bo o niej mowa, to usługa która, umożliwia łatwe tworzenie oraz udostępnianie i edytowanie dokumentów w trybie online. W usłudze możemy przesyłać dokumenty w formatach programów Microsoft Word i OpenOffice, plików RTF i HTML lub zawierających zwykły tekst, możemy również tworzyć dokumenty od podstaw. Jedną z bardziej użytecznych opcji usługi to jednoczesne edytowanie dokumentów online z wybranymi użytkownikami i zapraszanie innych osób do wyświetlania tychże dokumentów, ponadto możemy śledzić zmiany wprowadzanych w dokumencie oraz przywracać dowolnych wersji dokumentów (znane również z innych usług, takich jak np.: Witryny Google). Dokumenty Google radzą sobie również z publikowaniem w trybie online dokumentów w postaci stron internetowych lub przez wysyłanie dokumentów do swojego bloga oraz wysyłanie dokumentów w mailach w postaci załączników. Rozpoczynając pracę z dokumentami Google, można utworzyć nowy dokument online, przesłać istniejący dokument lub użyć szablonu z galerii szablonów https://docs.google.com/templates?type=docs&sort=hottest&view=public.
Tworzenie i zapisywanie dokumentu .
Aby utworzyć nowy dokument, otwórz listę dokumentów http://docs.google.com i wybierz: Nowy> Dokument . Po napisaniu dokumentu można zapisać jego lokalną kopię (na serwerze Google, lub pobrać go na komputer. W tym celu otwórz dokument, wejdź menu Pliki> Pobierz plik jako. Zostaną wyświetlone obsługiwane typy plików: HTML, RTF, Word, Open Office, PDF i zwykły tekst. Wybierz typ pliku i w wyświetlonym oknie przeglądarki kliknij przycisk OK.
Przesyłanie dokumentu .
Do Dokumentów Google w dowolnym momencie możesz przesyłać pliki następujących typów: .html, .txt, .odt, .rtf i formaty programu Microsoft Word. Limitem rozmiaru jest każdy dokument do 500 KB i dodatkowo do 2 MB dla umieszczonego w nim obrazu.
Więcej podstawowych informacji zdobędziesz w Pomocy Dokumentów Google pod adresem http://docs.google.com/support/bin/static.py?page=guide.cs&guide=21008&topic=21009
Praca w Dokumentach Google.
W usłudze znajdziesz trzy podstawowe aplikacje. Są to: Dokumenty Google (edytor tekstu), Arkusz Kalkulacyjny Google oraz Prezentacje Google. Wszystkie te aplikacje, ściśle ze sobą współpracują, możemy dowolnie dodawać i edytować wartości załączników, osadzać je w każdym dokumencie aplikacji jak również na swoich stronach www (o ile udostępnimy publicznie dany plik).
Zakładając że posiadamy swoją stronę (np. w Usłudze Witryny Google), możemy wstawić Arkusz Kalkulacyjny Google (np. jako cennik, listę produktów itd..) w treść strony i w razie potrzeby wprowadzać zmiany z poziomu usługi Dokumenty Google. Na stronie www od razu będzie widoczna zmiana naszego cennika. Jest to tylko jedna z wielu opcji, które stosuję na co dzień.
Inną możliwością jest oczywiście dokument (np. oferta), którą wysyłamy potencjalnemu klientowi. Jeśli budujemy go z elementów aplikacji Dokumenty Google, jesteśmy w stanie cały wpływać na jego treść, aktualizować jego wpisy już otrzymanego przez klienta dokumentu, jednocześnie odsyłając dokument do odpowiednich nowych wpisów.
Założenie: Jeśli wysyłany dokument posiada w sobie Arkusz Kalkulacyjny odwołujący się do aplikacji Dokumentów Google, możemy w pełni aktualizować jego treść, przykładowo: oferta Komisu Samochodowego i posiadanych w sprzedaży pojazdów. Jest to bardzo efektowna oferta skierowana w zasadzie do szerszej grupy użytkowników. Sposób ten opiszę w innym artykule poświęconym Aplikacjom Google.
Praca za pomocą usługi Dokumenty Google, jest bardzo prosta i przyjemna. Jak już wcześniej wspominałem, istnieje baza szablonów Dokumentów Google za pomocą których, nie będzie żadnego problemu z przeróżnego rodzaju dokumentami do prowadzenia Firmy (np.: Faktury VAT, rachunki, poleceń przelewów i innych...), organizowania czasu, czy wewnętrzną dokumentacją Firmową (którą ponadto może edytować wiele osób). Uważam iż używanie Aplikacji Google w domenie (czyli: Gmail, Witryny Google, Kalendarz Google, Dokumenty Google), które jest bezpłatne – nie tylko oszczędza nasz czas ale również pieniądze, w zamian dając nam profesjonalne narzędzie do prowadzenia Firmy.
Do komentowania zapraszam na nasze Forum
